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行政文員的崗位說(shuō)明書(shū)
行政文員的崗位說(shuō)明書(shū)1
1基本信息
1.1崗位名稱(chēng)：前臺(tái)文員
1.2崗位編號(hào)：RL*Z004
1.3所屬部門(mén)：人力行政部
1.4直接上級(jí)：人力行政經(jīng)理
1.5崗位編制：1人
1.6直接下級(jí)：
2崗位概要
配合人力行政經(jīng)理做好前臺(tái)接待工作，負(fù)責(zé)客戶(hù)接待與日常電話(huà)的轉(zhuǎn)接，各部門(mén)傳真的轉(zhuǎn)發(fā)，樹(shù)立公司對(duì)外形象，接待日常客人，日常用品的保管等。
3工作職責(zé)
3.1協(xié)助人力行政經(jīng)理做好日常輔助工作;
3.2接待回復(fù)、來(lái)放客戶(hù)、搞清楚來(lái)訪(fǎng)目的，引導(dǎo)其至相應(yīng)地點(diǎn)，回答問(wèn)題并提供相關(guān)信息;
3.3負(fù)責(zé)電話(huà)、傳真、信件和報(bào)刊的'登記、分發(fā)服務(wù)工作;
3.4復(fù)印、分發(fā)各部門(mén)交代的各種文件和管理表格;
3.5公司人員通訊錄的編制與更新經(jīng)審核后轉(zhuǎn)發(fā)至各相關(guān)部門(mén);
3.6快遞公司的聯(lián)絡(luò)，信件包裹的手法和登記轉(zhuǎn)發(fā);
3.7協(xié)助人力行政組織和安排公司大型活動(dòng)和各種會(huì)議;
3.8完成公司安排的其它工作;
4關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)
4.1各項(xiàng)信件、傳真、報(bào)刊等轉(zhuǎn)發(fā)的及時(shí)性;
4.2所服務(wù)的滿(mǎn)意度;
4.3公司員工對(duì)其服務(wù)的滿(mǎn)意度;
5任職資格
5.1學(xué)歷：文秘、行政管理及相關(guān)專(zhuān)業(yè)，中專(zhuān)以上學(xué)歷，一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn);
5.2證書(shū)：文秘、禮儀類(lèi)相關(guān)證書(shū);
5.3知識(shí)：受過(guò)文書(shū)寫(xiě)作、檔案管理、社交禮儀等相關(guān)培訓(xùn);
5.4能力：具有良好的應(yīng)變能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、執(zhí)行能力與判斷力;
5.5素質(zhì)：具有良好的職業(yè)道德與職業(yè)修養(yǎng)、工作細(xì)致、謹(jǐn)慎、工作態(tài)度端正積極樂(lè)觀(guān);
5.6性別：女性;
5.7年齡：18歲以上;
5.8其他：形象好、氣質(zhì)佳、普通話(huà)標(biāo)準(zhǔn)、親和力強(qiáng)并具有良好的服務(wù)意識(shí);
6權(quán)責(zé)說(shuō)明
6.1權(quán)利
本部門(mén)錄用員工的建議權(quán);
有權(quán)拒絕非法進(jìn)入者或者未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)司機(jī)攜帶公司物品外出者;
6.2責(zé)任
對(duì)所保存的各項(xiàng)資料的完整性、準(zhǔn)確性、上報(bào)資料的及時(shí)性負(fù)責(zé);
對(duì)員工當(dāng)日考勤的真實(shí)性負(fù)責(zé);
對(duì)所負(fù)責(zé)的各項(xiàng)工作質(zhì)量及工作結(jié)果負(fù)責(zé);
對(duì)公司公共區(qū)域財(cái)務(wù)的安全負(fù)責(zé);
7工作關(guān)系
7.1內(nèi)部：協(xié)調(diào)公司各個(gè)部門(mén);
7.2外部：招聘、客戶(hù)、快遞、物業(yè)等
8職業(yè)渠道
8.1晉升：辦公室主任、人力行政經(jīng)理、總經(jīng)辦助理、副總、總經(jīng)理
8.2轉(zhuǎn)崗：人事主管、行政主管、家裝顧問(wèn)
8.3降職：
8.4辭退
行政文員的崗位說(shuō)明書(shū)2
1、負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的管理，計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、簽字長(zhǎng)途電話(huà)、復(fù)印機(jī)的具體使用和登記，名片印制等工作。
2、負(fù)責(zé)公司郵件和報(bào)刊的收取、分發(fā)工作。
3、負(fù)責(zé)公司電話(huà)小總機(jī)的接線(xiàn)工作。對(duì)來(lái)往電話(huà)?cǎi)g接準(zhǔn)確及進(jìn)、聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當(dāng)使用禮貌用語(yǔ)；對(duì)未能聯(lián)絡(luò)上的`記錄在案并及時(shí)轉(zhuǎn)告；對(duì)緊急電話(huà)設(shè)法接通，未通者速報(bào)行政部經(jīng)理處理。
4、負(fù)責(zé)低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時(shí)的繳回。
5、負(fù)責(zé)各類(lèi)辦公用品倉(cāng)庫(kù)保管，每月清點(diǎn)，年終盤(pán)存統(tǒng)計(jì)，做到入庫(kù)有驗(yàn)收、出庫(kù)有手續(xù)，保證帳實(shí)相符。
6、按標(biāo)準(zhǔn)定額，做好添購(gòu)辦公用品的計(jì)劃編制和申購(gòu)手續(xù)工作，做到既不脫檔又是不長(zhǎng)期積存。
7、完成各項(xiàng)勤雜、采購(gòu)工作。
8、負(fù)責(zé)公司辦公場(chǎng)所的室內(nèi)外綠化、盆景狀況的檢查監(jiān)督，保證舒適良好的工作氛圍。
9、負(fù)責(zé)下班時(shí)對(duì)整個(gè)辦公區(qū)的巡視，查看門(mén)窗、水機(jī)電源、電腦電源等、關(guān)閉情況并做記錄。
10、完成行政部經(jīng)理臨時(shí)交辦的其他任務(wù)。
行政文員的崗位說(shuō)明書(shū)3
一、崗位概況
崗位名稱(chēng) 行政文員 所屬部門(mén) 行政人事部
直接上級(jí) 行政人事部經(jīng)理
直接下屬 無(wú) 管轄人數(shù) 0人
崗位定員
1人
崗位概述
在行政人事部經(jīng)理的帶領(lǐng)下，完成各項(xiàng)行政工作，監(jiān)督公司制度的實(shí)行，為公司以及全體員工提供行政服務(wù)。
二、崗位職責(zé)及工作內(nèi)容
崗位職責(zé)
工作內(nèi)容
1.前臺(tái)接待
�、俳哟蛻�(hù)、賓客和面試人員等來(lái)訪(fǎng)人員
�、诠究爝f、信函、資料的收發(fā)、登記及匯總統(tǒng)計(jì) ③維護(hù)前臺(tái)秩序及環(huán)境
2.修訂公司制度與實(shí)行監(jiān)督
①協(xié)助行政人事部經(jīng)理制定、修訂相關(guān)行政制度，適時(shí)提出調(diào)整完善建議
�、诒O(jiān)督其他部門(mén)執(zhí)行公司的相關(guān)制度與規(guī)定
3.考勤管理 ①記錄、整理每月員工考勤相關(guān)數(shù)據(jù)并匯總統(tǒng)計(jì)
4.草擬公司文件
�、俑鶕�(jù)行政人事部經(jīng)理的指示，草擬信函、表格等公司相關(guān)文件
5.管理辦公用品
�、偃粘＾k公用品的保管、發(fā)放和登記
�、谪�(fù)責(zé)公共辦公設(shè)備的保管與日常維護(hù)
6.會(huì)議相關(guān)
①做好部門(mén)會(huì)議記錄，并在會(huì)后及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要
�、谪�(fù)責(zé)公司各級(jí)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作
7保密工作 ①對(duì)所保管以及所處理的文件資料做好相應(yīng)的保密工作 8.其他工作 ①完成行政人事部經(jīng)理交辦的其他行政工作
三、任職資格
學(xué) 歷 大專(zhuān)或大專(zhuān)以上學(xué)歷
專(zhuān) 業(yè) 行政管理、人力資源、法律、文學(xué)、管理等相關(guān)專(zhuān)業(yè) 經(jīng) 驗(yàn) 一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)秀應(yīng)屆畢業(yè)生亦可
身體條件
健康，無(wú)傳染病史
能力要求
1.親和力好，具有良好的溝通技巧
2.敏銳的.分析、判斷能力，良好的團(tuán)隊(duì)、服務(wù)意識(shí)
3.良好的創(chuàng)新思維和較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，并具有較強(qiáng)的文字寫(xiě)作功底
4.熟練使用OFFICE辦公軟件
四、工作環(huán)境與勞動(dòng)條件
工作場(chǎng)所 公司前臺(tái)處 環(huán)境狀況 舒適
危險(xiǎn)性 基本無(wú)危險(xiǎn)，無(wú)職業(yè)病危險(xiǎn)
辦公設(shè)備
電腦、電話(huà)、打印機(jī)、傳真機(jī)等相關(guān)辦公設(shè)備
五、工作規(guī)范
1. 必須認(rèn)真遵守公司各項(xiàng)相關(guān)的規(guī)定與制度。
2. 對(duì)待來(lái)訪(fǎng)客人，必須禮貌接待，認(rèn)真聆聽(tīng)其來(lái)意，有必要時(shí)做好記錄，如遇無(wú)法處
理的事情時(shí)，則請(qǐng)客人稍等，請(qǐng)求上級(jí)出面解決。
3. 對(duì)所收取的快遞、信函、資料要做好登記，并保證記錄信息的完整和準(zhǔn)確。 4. 要保證前臺(tái)環(huán)境整潔干凈，前臺(tái)秩序有條不紊。
5. 要保證草擬的信函、文書(shū)、表格和統(tǒng)計(jì)資料等相關(guān)文件數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，無(wú)錯(cuò)字別字。 6. 在執(zhí)行監(jiān)督的職能時(shí)，應(yīng)保證遵循公平公正的原則按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)待所有部門(mén)及
員工，盡職做好監(jiān)督工作，不得弄虛作假、。
7. 做好日常辦公用品的保管和發(fā)放工作，保證日常辦公用品庫(kù)存充足，發(fā)放合理有序。 8. 做好公共辦公設(shè)備的保管與維護(hù)工作，保證各公共辦公設(shè)備使用順暢。
9. 認(rèn)真、及時(shí)完成行政人事部經(jīng)理所交辦的各項(xiàng)行政工作。
六、相關(guān)工作流程
1.快遞、信函、資料代收及轉(zhuǎn)交流程
快遞接收人 行政文員
所需表格
《公司往來(lái)快遞、信函、資料收發(fā)登記表》
《公司往來(lái)快遞、信函、資料收發(fā)登記表》
2.快遞郵遞流程
行政文員
員工
所需表格
《快遞詳情單》
《快遞詳情單》
快遞到達(dá)前臺(tái)，簽收并登記相關(guān)信息。
通過(guò)工作QQ聯(lián)系快遞接收人。
快遞接收人到前臺(tái)簽領(lǐng)。
填好快遞表單，并與郵寄物品交付行政文員。
聯(lián)系快遞收發(fā)員郵寄快遞。
3.面試人員來(lái)訪(fǎng)接待流程
面試人員
行政文員
所需表格
《面試登記表》
《面試登記表》
到達(dá)公司前臺(tái)。
詢(xún)問(wèn)其相關(guān)信息、引
導(dǎo)就座、倒水并請(qǐng)其填寫(xiě)面試登記表，同時(shí)做好面試記錄。
填寫(xiě)面試登記表。
聯(lián)系相應(yīng)面試官，確定面試地點(diǎn)并帶領(lǐng)面試人員到面試地點(diǎn)等候。
行政文員的崗位說(shuō)明書(shū)4
一、日常工作：
1、負(fù)責(zé)公司日常接待工作：及時(shí)倒好茶水并引入接待室或高層辦公室;
2、負(fù)責(zé)文件打印復(fù)印、傳真收發(fā);
3、前臺(tái)快遞簽收及公司快件的寄出;
二、行政事務(wù)：
1、配合綜合管理部進(jìn)行會(huì)議室安排準(zhǔn)備：采購(gòu)水果(有固定商家，送貨上門(mén));放好會(huì)議人員茶杯、紙張、鉛筆;與信息部協(xié)調(diào)準(zhǔn)別好投影儀;會(huì)后及時(shí)鎖好會(huì)議室門(mén);
2、公司辦公用品的采購(gòu)、統(tǒng)計(jì)、發(fā)放，以及新員工入離職辦公用品的發(fā)放與回收工作;
3、員工生日福利統(tǒng)計(jì)并發(fā)放;
每月考勤系統(tǒng)及時(shí)錄入，更新及人員的考勤、外出記錄核對(duì)，并及時(shí)提交。
三.后勤工作：
辦公室飲用水訂購(gòu);
辦公室綠植養(yǎng)護(hù)、更換;
1、來(lái)公司上門(mén)維修的顧客先將顧客的維修機(jī)做一個(gè)初步檢查方可將機(jī)器交到維修員手中并告知此機(jī)器的詳細(xì)故障后維修員再進(jìn)行詳細(xì)檢測(cè)，在維修員給顧客檢測(cè)時(shí)可以請(qǐng)顧客做下喝水或是介紹公司的相關(guān)新產(chǎn)品。
2、在接待上門(mén)下載客戶(hù)時(shí)做好客戶(hù)下載登記，多詢(xún)問(wèn)顧客的使用情況及周?chē)笥延袩o(wú)在使用同類(lèi)產(chǎn)品，留下客戶(hù)的重要信息資料。
3、來(lái)公司洽談業(yè)務(wù)的客戶(hù)先讓客戶(hù)做下喝杯水再來(lái)通知此項(xiàng)目的相關(guān)負(fù)責(zé)人洽談相關(guān)業(yè)務(wù)。
4、一次性接待顧客三個(gè)以上時(shí)可以叫維修員幫忙接待上門(mén)維修客戶(hù)。
5、認(rèn)真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。
三、及時(shí)處理與打印公司相關(guān)文檔資料
1、商場(chǎng)在辦理相關(guān)事項(xiàng)需要公司出示相關(guān)證明時(shí)及時(shí)打印。
2、公司有相關(guān)新品訂價(jià)與貨品調(diào)價(jià)時(shí)出示相關(guān)貨品價(jià)格通知。
3、公司有員工調(diào)動(dòng)是及時(shí)出示調(diào)動(dòng)通并及時(shí)更改公司的通訊錄。
4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場(chǎng)部的電子報(bào)表與批條按照合理的格式通過(guò)打印機(jī)打印出來(lái)交給財(cái)務(wù)。
5、及時(shí)整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。
四、考勤的制作
1、文員在每日早晨做好考勤的嚴(yán)格把關(guān)。
2、每月月初將上個(gè)月的考勤用電子表格制作出來(lái)，在制作過(guò)程中注意請(qǐng)假、轉(zhuǎn)正人員及已滿(mǎn)周年人員的`詳細(xì)標(biāo)注。
五、人事處理
1、新員工在入職時(shí)一定要將入職書(shū)、個(gè)人擔(dān)保書(shū)及擔(dān)保人的身份證復(fù)印件一起存檔放入檔案庫(kù)中。
2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。
3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書(shū)并及時(shí)發(fā)放離職員工通知告之公司所有部門(mén)同事。
4、員工離職后均有一份離職書(shū)保存在公司檔案資料。
六、后勤處理
1、為公司所有員工名片制定的確定與核實(shí)。
2、及時(shí)收取公司電子郵箱的電子信件。
3、收理好送上公司的包裹。
4、公司日用品的采購(gòu)。
5、報(bào)銷(xiāo)公司相關(guān)開(kāi)支費(fèi)用及公司的郵寄費(fèi)用。
6、及時(shí)處理好客戶(hù)的投訴問(wèn)題。
七、與維修部的緊密合作，及時(shí)收取維修費(fèi)用并將維修費(fèi)用上交到公司財(cái)務(wù)。
八、業(yè)務(wù)部客戶(hù)資料的入檔
1、每天早上到公司提醒業(yè)務(wù)員及時(shí)整理昨天的工作日記，在業(yè)務(wù)員整理完畢之后輸入到電腦電子檔案之中，分企業(yè)與客戶(hù)電子檔案兩份資料進(jìn)行輸入。
2、業(yè)務(wù)員沒(méi)有及時(shí)填寫(xiě)的要向他的上級(jí)反應(yīng)要求及時(shí)補(bǔ)加功課。
九、協(xié)助倉(cāng)庫(kù)整理一些新貨的入倉(cāng)蓋章。
十、熟悉公司每一個(gè)品牌、每一個(gè)型號(hào)的下載工作。
行政文員的崗位說(shuō)明書(shū)5
行政文員崗位職責(zé)
一、負(fù)責(zé)做好計(jì)算機(jī)打字、復(fù)印等行政工作。
二、負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的管理，計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、簽字長(zhǎng)途電話(huà)、復(fù)印機(jī)的具體使用和登記，名片印制等工作。
三、負(fù)責(zé)公司郵件和報(bào)刊的收取、分發(fā)工作。
四、負(fù)責(zé)公司電話(huà)小總機(jī)的接線(xiàn)工作。對(duì)來(lái)往電話(huà)?cǎi)g接準(zhǔn)確及進(jìn)、聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當(dāng)使用禮貌用語(yǔ);對(duì)未能聯(lián)絡(luò)上的記錄在案并及時(shí)轉(zhuǎn)告;對(duì)緊急電話(huà)設(shè)法接通，未通者速報(bào)行政部經(jīng)理處理。
五、負(fù)責(zé)低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時(shí)的繳回。
六、負(fù)責(zé)各類(lèi)辦公用品倉(cāng)庫(kù)保管，每月清點(diǎn)，年終盤(pán)存統(tǒng)計(jì)，做到入庫(kù)有驗(yàn)收、出庫(kù)有手續(xù)，保證帳實(shí)相符。
七、按標(biāo)準(zhǔn)定額，做好添購(gòu)辦公用品的計(jì)劃編制和申購(gòu)手續(xù)工作，做到既不脫檔又是不長(zhǎng)期積存。
八、完成各項(xiàng)勤雜、采購(gòu)工作。
九、負(fù)責(zé)公司辦公場(chǎng)所的室內(nèi)外綠化、盆景狀況的檢查監(jiān)督，保證舒適良好的工作氛圍。
十、負(fù)責(zé)下班時(shí)對(duì)整個(gè)辦公區(qū)的巡視，查看門(mén)窗、水機(jī)電源、電腦電源等、關(guān)閉情況并做記錄。
十一、完成行政部經(jīng)理臨時(shí)交辦的其他任務(wù)。
行政文員工作職責(zé)
1、協(xié)助主管對(duì)人員的招聘。(按招聘流程)
2、新進(jìn)人員的入廠(chǎng)和離職人員的出廠(chǎng)手續(xù)之辦理。
3、協(xié)助主管對(duì)新進(jìn)人員的教育訓(xùn)練之準(zhǔn)備與后序工作之進(jìn)行。
4、全廠(chǎng)人員檔案的建立與管制。(電腦化)
5、對(duì)試用人員之試工與考核調(diào)查。
6、負(fù)責(zé)全廠(chǎng)人事異動(dòng)工作。(轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動(dòng)/降職等手續(xù)之辦理)
7、全廠(chǎng)獎(jiǎng)懲手續(xù)之辦理。
8、對(duì)各類(lèi)資料進(jìn)行簽收，整理并分類(lèi)歸檔。(廠(chǎng)內(nèi)程序文件/內(nèi)部聯(lián)絡(luò)/外部聯(lián)絡(luò)/會(huì)議資料/各類(lèi)培訓(xùn)資料/考勤資料/獎(jiǎng)懲資料/人事異動(dòng)資料等分類(lèi)整理)
9、每日/月對(duì)全廠(chǎng)職員工的考勤工作。(每日/月之考勤日?qǐng)?bào)表/每月人力流動(dòng)統(tǒng)計(jì)表/請(qǐng)假、放假手續(xù)辦理/平時(shí)查卡、監(jiān)卡/加班申請(qǐng)手續(xù)等)
10、月底對(duì)相關(guān)報(bào)表的整理并交于財(cái)務(wù)。
11、月底新工卡及飯卡的發(fā)放，月初對(duì)全廠(chǎng)職員工上月的工卡查核并及時(shí)交于財(cái)務(wù)室。
12、對(duì)全廠(chǎng)鑰匙之管理。
13、配合舍監(jiān)對(duì)宿舍名單的修改和月底水電之統(tǒng)計(jì)。
14、職員工勞動(dòng)合同/暫住證及各類(lèi)保險(xiǎn)之辦理。
15、完成主管臨時(shí)交付的任務(wù)。
文員：
辦公室文員(會(huì)議、文書(shū)、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā))工作職責(zé)：
1、接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話(huà);接待來(lái)訪(fǎng)人員。
2、負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
4、做好會(huì)議紀(jì)要。
5、負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。
6、負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。
7、負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。
8、做好公司宣傳專(zhuān)欄的組稿。
9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。
10、做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。
11、每月報(bào)表的郵寄及打表。
12、管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。
13社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。
14統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。
15管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。
16、接受其他臨時(shí)工作、
行政主管隨時(shí)掌握各部門(mén)各方面的工作動(dòng)態(tài)、進(jìn)展情況，做到上傳下達(dá)、下情上達(dá)，
隨時(shí)協(xié)調(diào)解決工作中存在的問(wèn)題，在商場(chǎng)起著承上啟下的作用。
人事行政主管工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)人事行政工作的政黨開(kāi)展、動(dòng)作;
2、負(fù)責(zé)人事招聘計(jì)劃和安排及督導(dǎo)人事文員對(duì)入職、在職及離職人員的管理;
3、主導(dǎo)，組織人事行政及廠(chǎng)務(wù)其它規(guī)定的制定與修改;
4、負(fù)責(zé)對(duì)違紀(jì)違夫及工廠(chǎng)突發(fā)事件的處理;
5、負(fù)責(zé)廠(chǎng)務(wù)后勤在需要時(shí)的對(duì)外聯(lián)系和溝通以及接待工作;
6、評(píng)估計(jì)劃對(duì)后勤保障系統(tǒng)設(shè)備的改善和管理;
7、對(duì)人事，行政及廠(chǎng)務(wù)工作的監(jiān)督，跟進(jìn)和向上反饋信息;
8、對(duì)部門(mén)各項(xiàng)需求早春請(qǐng)的審核、評(píng)估和協(xié)助處理。
怎樣做好一名行政人事部經(jīng)理?
行政部作為公司的一個(gè)核心部門(mén)，她肩負(fù)整個(gè)公司的管理重任。她運(yùn)作的好壞，直接關(guān)系到整個(gè)公司的規(guī)范化進(jìn)程。那么下面我就談一談怎樣才能做好一名行政人事部經(jīng)理(辦公室主任)。
一、負(fù)責(zé)本部的行政管理和日常事務(wù)，協(xié)助總經(jīng)理搞好各部門(mén)之間的綜合協(xié)調(diào)，落實(shí)公司規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的督促和檢查，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達(dá)和下情上報(bào)，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議文件決定的事項(xiàng)進(jìn)行催辦，查辦和落實(shí)，加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)絡(luò)，拓展公關(guān)業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)全公司組織系統(tǒng)及工作職責(zé)研討和修訂，負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的管理。
二、人力資源管理與開(kāi)發(fā)
1、組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)、崗位描述、人力規(guī)劃編制、考勤管理的工作。
2、招聘使用：
提供工作分析的有關(guān)資料，使部門(mén)人力資源計(jì)劃與組織的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)一致，對(duì)申請(qǐng)人進(jìn)行面試作最終錄用和委派決定，對(duì)提升、調(diào)遷、獎(jiǎng)懲和辭退作出決定，職務(wù)分析和工作分析的編寫(xiě)，制定人力資源計(jì)劃，通過(guò)這些使企業(yè)內(nèi)部“人、事相宜”即采用科學(xué)的方法，按照工作崗位要求，將員工安排到合適的崗位，來(lái)實(shí)現(xiàn)人力資源合理配制。
3、工作報(bào)酬：
制定合理的薪酬福利制度，按勞付酬，論功行賞，通過(guò)報(bào)酬、保險(xiǎn)和福利等手段對(duì)員工的工作成果給予肯定和保障。其次，促使員工提高士氣和生產(chǎn)效率的各種激勵(lì)策略也是對(duì)員工工作績(jī)效的一種有效報(bào)償。
4、培訓(xùn)開(kāi)發(fā)：
現(xiàn)在的市場(chǎng)無(wú)疑應(yīng)是產(chǎn)品質(zhì)量的競(jìng)爭(zhēng)，說(shuō)到底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，是一個(gè)企業(yè)整體素質(zhì)的競(jìng)爭(zhēng)。一個(gè)產(chǎn)品質(zhì)量的好壞，也是一個(gè)企業(yè)所有崗位技能的集中體現(xiàn)，所以應(yīng)把全員培訓(xùn)作為企業(yè)立業(yè)之本，追求全員卓越，以人為本的管理方式。
提供培訓(xùn)開(kāi)發(fā)需求和待培訓(xùn)者名單，制定并實(shí)施培訓(xùn)開(kāi)發(fā)計(jì)劃：主要指職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)品質(zhì)的培訓(xùn)，為員工發(fā)展提供咨詢(xún)，規(guī)范在職培訓(xùn)開(kāi)發(fā)的指導(dǎo)，通過(guò)培訓(xùn)開(kāi)發(fā)來(lái)“提高員工能力”和“發(fā)揮員工能力”以此改進(jìn)員工的行為方式，達(dá)到期望的標(biāo)準(zhǔn)。
5、人員考核：
主要負(fù)責(zé)工作考核，滿(mǎn)意度調(diào)查，研究工作績(jī)效考核系統(tǒng)和滿(mǎn)意度評(píng)價(jià)系統(tǒng)，制定紀(jì)律獎(jiǎng)懲制度，以工作職責(zé)來(lái)制定績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)這些活動(dòng)可以公平的決定員工的地位和待遇，可以促進(jìn)人力資源開(kāi)發(fā)和合理利用，并且提高和維持企業(yè)的經(jīng)營(yíng)的高效率。
三、負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)規(guī)章制度的`修訂，制定及檢查監(jiān)督。
運(yùn)用剛?cè)岵?jì)的管理模式，制定一套符合企業(yè)自身的管理制度，運(yùn)用權(quán)利和組織系統(tǒng)，強(qiáng)行進(jìn)行指揮、控制、命令、硬性管理來(lái)達(dá)到目的。
四、負(fù)責(zé)總務(wù)管理
沒(méi)有后勤的保障，就保證不了生產(chǎn)穩(wěn)定正常的進(jìn)行。首先要制定相關(guān)制度;，加強(qiáng)對(duì)宿舍、食堂、水電、辦公用品、零星修繕、部分固定資產(chǎn)、衛(wèi)生、環(huán)境的管理。
五、安全保衛(wèi)
加強(qiáng)對(duì)人員進(jìn)出、公務(wù)訪(fǎng)客、車(chē)輛物品出入、消防安全、防盜防災(zāi)、職業(yè)安全防護(hù)等的管理，同時(shí)對(duì)員工進(jìn)行安全教育，貫徹“安全第一”“預(yù)防為主”的指導(dǎo)思想，創(chuàng)造一個(gè)安寧祥和的工作、生活環(huán)境，保證公司員工的生命財(cái)產(chǎn)安全。
六、強(qiáng)調(diào)企業(yè)精神，創(chuàng)建公司的企業(yè)文化
企業(yè)文化不但能反映出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的戰(zhàn)略目標(biāo)，群體意識(shí)價(jià)值觀(guān)念和道德規(guī)范，還能凝集企業(yè)員工的歸屬感、積極性和創(chuàng)造性，引導(dǎo)企業(yè)員工為企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展而努力，同時(shí)企業(yè)文化還具有兩種約束力，一種是硬的約束力、制度，一種是軟的約束力、無(wú)形的，就是活躍企業(yè)的文化生活，良好的生活環(huán)境和業(yè)余文化生活。
七、塑造企業(yè)形象
1、企業(yè)精神形象，它對(duì)于員工有強(qiáng)大的凝聚力，感召力，引導(dǎo)力和約束力，能增加員工對(duì)企業(yè)的信任感，自豪感和榮譽(yù)感。
2、企業(yè)環(huán)境形象
因?yàn)閯?chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)，而充分認(rèn)識(shí)企業(yè)環(huán)境的特征又是創(chuàng)造良好企業(yè)環(huán)境的基礎(chǔ)。
3、企業(yè)員工形象
制定《員工日常行為規(guī)范》，因?yàn)榱己玫膯T工素質(zhì)和形象，是企業(yè)形象的重要構(gòu)成要素。員工的儀表裝束、言談舉止、工作能力、科學(xué)文化水平、精神風(fēng)貌、工作效率等都會(huì)給社會(huì)公眾一個(gè)整體印象。
行政文員的崗位說(shuō)明書(shū)6
崗位名稱(chēng)：行政部文員所屬部門(mén)：行政部
職務(wù)等級(jí)：直接主管：行政部主管
職責(zé)：
1、每日對(duì)辦公室員工考勤
2、各部門(mén)文件文書(shū)處理及文檔打印
3、事務(wù)通知，會(huì)議通知
4、文件轉(zhuǎn)發(fā)，代收
6、物業(yè)公司資料檔案存檔及書(shū)籍借閱工作
7、每月辦公室人員排班
8、物業(yè)公司新員工入職手續(xù)的.辦理
9、辦公用品購(gòu)買(mǎi)及發(fā)放
10、每月底龍湖大家庭寄發(fā)工作
11、大型辦公設(shè)備的維護(hù)
12、每月初繳納上月電話(huà)費(fèi)
職權(quán)：
資格要求：
8、教育要求：
9、技能要求：
10、工作經(jīng)驗(yàn)要求：
11、健康要求：(這個(gè)要求可以根據(jù)自己情況寫(xiě))
實(shí)施者簽字： 日期：
行政文員的崗位說(shuō)明書(shū)7
一、崗位概況
崗位名稱(chēng)
行政文員
所屬部門(mén)
行政人事部
直接上級(jí)
行政人事部經(jīng)理
直接下屬
無(wú)
管轄人數(shù) 0人
崗位定員
1人
崗位概述
在行政人事部經(jīng)理的帶領(lǐng)下，完成各項(xiàng)行政工作，監(jiān)督公司制度的實(shí)行，為公司以及全體員工提供行政服務(wù)。
二、崗位職責(zé)及工作內(nèi)容
1.前臺(tái)接待
�、俳哟蛻�(hù)、賓客和面試人員等來(lái)訪(fǎng)人員
②公司快遞、信函、資料的收發(fā)、登記及匯總統(tǒng)計(jì)
�、劬S護(hù)前臺(tái)秩序及環(huán)境
2.修訂公司制度與實(shí)行監(jiān)督
①協(xié)助行政人事部經(jīng)理制定、修訂相關(guān)行政制度，適時(shí)提出調(diào)整完善建議
�、诒O(jiān)督其他部門(mén)執(zhí)行公司的相關(guān)制度與規(guī)定
3.考勤管理
記錄、整理每月員工考勤相關(guān)數(shù)據(jù)并匯總統(tǒng)計(jì)
4.草擬公司文件
根據(jù)行政人事部經(jīng)理的指示，草擬信函、表格等公司相關(guān)文件
5.管理辦公用品
①日常辦公用品的保管、發(fā)放和登記
②負(fù)責(zé)公共辦公設(shè)備的保管與日常維護(hù)
6.會(huì)議相關(guān)
�、僮龊貌块T(mén)會(huì)議記錄，并在會(huì)后及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要
�、谪�(fù)責(zé)公司各級(jí)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作
7保密工作
對(duì)所保管以及所處理的文件資料做好相應(yīng)的'保密工
8.其他工作
完成行政人事部經(jīng)理交辦的其他行政工作
三、任職資格
學(xué) 歷
大專(zhuān)或大專(zhuān)以上學(xué)歷
專(zhuān) 業(yè)
行政管理、人力資源、法律、文學(xué)、管理等相關(guān)專(zhuān)業(yè)
經(jīng) 驗(yàn)
一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)秀應(yīng)屆畢業(yè)生亦可
身體條件
健康，無(wú)傳染病史
能力要求
1.親和力好，具有良好的溝通技巧
2.敏銳的分析、判斷能力，良好的團(tuán)隊(duì)、服務(wù)意識(shí)
3.良好的創(chuàng)新思維和較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，并具有較強(qiáng)的文字寫(xiě)作功底
4.熟練使用OFFICE辦公軟件
四、工作環(huán)境與勞動(dòng)條件
工作場(chǎng)所
公司前臺(tái)處
環(huán)境狀況
舒適
危險(xiǎn)性
基本無(wú)危險(xiǎn)，無(wú)職業(yè)病危險(xiǎn)
辦公設(shè)備
電腦、電話(huà)、打印機(jī)、傳真機(jī)等相關(guān)辦公設(shè)備
五、工作規(guī)范
1. 必須認(rèn)真遵守公司各項(xiàng)相關(guān)的規(guī)定與制度。
2. 對(duì)待來(lái)訪(fǎng)客人，必須禮貌接待，認(rèn)真聆聽(tīng)其來(lái)意，有必要時(shí)做好記錄，如遇無(wú)法處理的事情時(shí)，則請(qǐng)客人稍等，請(qǐng)求上級(jí)出面解決。
3. 對(duì)所收取的快遞、信函、資料要做好登記，并保證記錄信息的完整和準(zhǔn)確。
4. 要保證前臺(tái)環(huán)境整潔干凈，前臺(tái)秩序有條不紊。
5. 要保證草擬的信函、文書(shū)、表格和統(tǒng)計(jì)資料等相關(guān)文件數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，無(wú)錯(cuò)字別字。
6. 在執(zhí)行監(jiān)督的職能時(shí)，應(yīng)保證遵循公平公正的原則按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)待所有部門(mén)及員工，盡職做好監(jiān)督工作，不得弄虛作假、徇私wu弊。
7. 做好日常辦公用品的保管和發(fā)放工作，保證日常辦公用品庫(kù)存充足，發(fā)放合理有序。
8. 做好公共辦公設(shè)備的保管與維護(hù)工作，保證各公共辦公設(shè)備使用順暢。
9. 認(rèn)真、及時(shí)完成行政人事部經(jīng)理所交辦的各項(xiàng)行政工作。
六、相關(guān)工作流程
1.快遞、信函、資料代收及轉(zhuǎn)交流程
快遞接收人 行政文員
所需表格
《公司往來(lái)快遞、信函、資料收發(fā)登記表》
《公司往來(lái)快遞、信函、資料收發(fā)登記表》
2.快遞郵遞流程
行政文員
員工
所需表格
《快遞詳情單》
快遞到達(dá)前臺(tái)，簽收并登記相關(guān)信息。
通過(guò)工作QQ聯(lián)系快遞接收人。
快遞接收人到前臺(tái)簽領(lǐng)。
填好快遞表單，并與郵寄物品交付行政文員。
聯(lián)系快遞收發(fā)員郵寄快遞。
3.面試人員來(lái)訪(fǎng)接待流程
到達(dá)公司前臺(tái)。
詢(xún)問(wèn)其相關(guān)信息、引導(dǎo)就座、倒水并請(qǐng)其填寫(xiě)面試登記表，同時(shí)做好面試記錄。
填寫(xiě)面試登記表。
聯(lián)系相應(yīng)面試官，確定面試地點(diǎn)并帶領(lǐng)面試人員到面試地點(diǎn)等候。
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